Le soutien à l'organisation de conférences pour les clubs et pour le grand public fait partie intégrale de la mission
de la FAAQ. L'échange de conférenciers(ères) entre les clubs a toujours eu lieu à divers niveaux selon les moyens de
chacun. La FAAQ a intérêt à encourager cette interaction en contribuant financièrement à certains remboursements des
dépenses afférentes à ces échanges.
.
Les clubs sont invités à prendre avantage de ce programme deux (2) fois par année.
Comment faire une demande pour dépenses de déplacement d'un conférencier :
Ce qui précède n'est qu'un résumé. Pour plus de détails, il faut télécharger le fichier
echanges_conferenciers.rtf
ou le formulaire de demande de soutien pour conférence
et le lire au complet avec attention, surtout en ce qui a trait aux dépenses admissibles. Ce fichier décrit de façon détaillée comment
préparer une estimation des coûts, un prérequis pour obtenir l'approbation pour une conférence.
(Dernière mise à jour : septembre 2012 )
Introduction
Afin d'encourager nos membres à s'impliquer dans la réalisation de la mission de la FAAQ, on propose de défrayer
les coûts de déplacements pour aller faire des présentations ou ateliers dans les écoles ou autres lieux pour
activités de jeunes.
Clientèle visée
Les écoles primaires et secondaires, ainsi que divers groupes de jeunes comme les scouts, camps de vacances, etc ...
Qui peut se prévaloir de ce programme
Tous les membres de clubs inscrits à la FAAQ peuvent se prévaloir de ce programme, sujet aux conditions décrites
ci-après. Nous visons la flexibilité, mais avec certaines règles afin d'éviter les excès. Pour les membres
individuels, on se limite seulement à ceux demeurant dans une région dépourvue de club. Ils doivent faire
une demande au secrétaire de la FAAQ. Les membres institutionnels ne sont pas admissibles à ce programme.
Frais admissibles
Seuls les frais de déplacement sont admissibles, au tarif de 40 cents par kilomètre quel que soit le mode de transport
utilisé (voiture personnelle, transport public, taxi, .)
Maximums alloués par sortie
Un maximum de 150km aller-retour par sortie. La distance parcourue pourrait être plus grande, mais la FAAQ ne
rembourse que 150km.
Autres conditions
Le volontaire ne doit pas réclamer les frais de transport à la FAAQ s'il profite déjà d'une autre source de
financement pour ses déplacements, par exemple l'école visitée a des fonds pour ça ou dans le cadre d'activités
financées par un autre organisme.
Procédure pour obtenir un remboursement
1- Le volontaire qui a fait une ou plusieurs conférences ou animations remplit le formulaire
ACTIVITÉS DESTINÉES AUX JEUNES
Formulaire de réclamation de frais de déplacement
pour chacune de ses sorties.
2- Il envoie le(s) formulaire(s) au secrétariat de la FAAQ à,
Après approbation, le chèque sera émis directement au volontaire qui a fait l'animation.
(Dernière mise à jour : octobre 2012 )
Introduction
Le soutien d'activités pour le public fait partie intégrale de la mission de la FAAQ. Elle
encourage ses clubs à organiser des événements s’adressant au public, tels qu’une grande conférence ou une
activité d’animation à l’extérieur, en supportant certaines dépenses afférentes.
Résumé de la politique et procédure:
On reconnaît deux catégories d'événements publics:
1- Un club s'investit dans un événement public en l'organisant lui-même
2- Un (ou des) club s'implique dans un événement public en se joignant à une ou plusieurs autres organisations
La participation de la FAAQ se limite aux dépenses suivantes:
- les frais de déplacement du conférencier (aucun cachet)
- la location de salle
- la location d'équipements spéciaux de projection.
- Frais de déplacement (remboursement du Km seulement) pour le ou les animateurs s'il y a lieu
Le club désirant s'impliquer dans ce type d'événement public doit adresser une demande au secrétariat
de la FAAQ à:
( ),
Le secrétariat fait suivre au CE ou au CA pour approbation. La réponse à
ces demandes est fonction de l'importance de l'événement, le public cible, la région, la pertinence de
l'astronomie dans l'événement et la disponibilité de fonds. La FAAQ pourra juger nécessaire de ne couvrir
qu'une portion des frais.
Demande de soutien pour un événement public :
Ce qui précède n'est qu'un résumé, pour plus de détails, téléchargez le document
soutien_evenement-public.rtf
et le lire au complet avec attention, surtout en ce qui a trait aux dépenses admissibles. Ce document
décrit de façon détaillée comment préparer une estimation des coûts, un prérequis pour obtenir l'approbation
pour une conférence. Le formulaire de demande de soutien pour conférence est
ici. Le formulaire de demande de soutien pour un ou des animateurs est ici.
Note: Le formulaire précédent couvre seulement les dépenses relatives au conférencier. Pour les autres
dépenses (salle, projecteur, ...), les inclure dans le message envoyé au secrétariat.
(Dernière mise à jour : octobre 2012 )
Introduction
Occasionnellement, des membres de la FAAQ sont invités à donner de la formation à des professeurs du
primaire et/ou secondaire. Dans le but d'encourager ce genre d'implication, une somme a été prévue au
budget pour supporter les dépenses de déplacement afférentes à de telles activités.
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Résumé de la procédure: